通信トラブルに対応できない

通信トラブルはオンライン採用の課題のひとつ

採用に限らず、オンラインで作業をする時には通信トラブルへの対応を考えておく必要があります。通信トラブルによっては、企業のイメージを悪くしてしまう可能性があります。

起こりうる通信トラブルとして、採用担当者が使用ツールに慣れていないためにやり取りが上手くいかない、応募者側も初めてのオンライン採用で操作に慣れていない・企業側（もしくは応募者側）の通信環境が不安定で通信不良がおこるなどが考えられます。

通信トラブルへの対応方法

事前に準備をしておくことで、起こりうる通信トラブルにも慌てずに対応することができます。

ツールの理解を深める

使用ツールについては、接続方法だけでなく通常時の画面の映り方や音声の聞こえ方なども把握しておきましょう。通常の状態を知っておくことでトラブルにも早く気付くことができます。また、ツールごとに備わっている機能についても事前に理解しておきましょう。例えば、チャット機能があると音声が聞こえないときでも、代替としてやり取りをすることができます。

通信不良の場合の対応を考えておく

通信不良が起こった場合でも、別の手段で連絡が取れるように担当者の連絡先は事前に伝えておきましょう。企業側が原因の通信不良には対応できても、応募者側が原因の時は対応しきれないこともあります。事前に連絡先を知っていることで、万が一、通信が回復しなかったとしても、電話やチャットで日程を改めることができます。

録画面接（動画面接）も検討してみる

通信トラブルが心配という場合は、録画面接の利用もおすすめです。応募者は好きなタイミングで面接用の動画を作成して企業に送付をします。担当者は、送付された動画を自分のタイミングで確認します。双方で時間を合わせてやり取りをする必要がないため、通信トラブルへのストレスだけでなく日程調整などの負担も軽減にもつながります。

【状況別】通信トラブルへの対処方法

ログインできない、URLやアプリ、ツールを開けない

ビデオチャットにログインできない場合は、採用ツール導入時にメールで案内されたログイン方法を確認しましょう。また、ログインIDやパスワードの打ち間違え、接続するURLが違うなどの可能性も考えられるため、こちらも確認してください。採用ツールによってはブラウザによってビデオチャットが作動しない場合もあるため、別のブラウザでログインできないかも確認しておくと良いでしょう。

企業側の都合で面接ができなくなることはなるべく避けるべきですが、どうしてもつながらない場合は応募者と相談しながら面接日時を改める必要があります。

面接中につながらなくなった

オンライン面接中に声が途切れる、画面が止まるなどの通信トラブルが発生した場合、まずは落ち着いて状況を確認しましょう。自分の声が相手に聞こえていない場合は、テキストチャットを使って現在の状況を説明します。場合によっては電話で相手に状況や対処法を説明する必要もあるため、万が一に備えて応募者の連絡先をすぐに確認できるようにしておくことも大切です。

応募者や面接官の声が聞こえづらいまま面接を継続しても意味がないので、通信トラブルが改善されない場合は面接日を改める必要があります。

事前にできる準備の例

通信速度のチェック

オンライン面接をスムーズに行なうには、十分な通信速度が確保されているかの事前チェックが大切です。現在の通信速度は、通信速度を計測できるサイトでチェックすることが可能です。通信速度は10～30Mbpsあれば十分とされているため、通信速度をチェックする際は10Mbps以上あるかどうかを判断基準としましょう。

通信環境が悪かったら？

通信環境が悪い場合、ONUやルーターの加熱・一時的な不具合が原因になっている可能性があるため、ONUやルーターを再起動してみましょう。再起動する際は一度電源を切り、しばらく放置してから再度電源を入れます。特にONUやルーターの本体を触って熱く感じる場合は、一定時間放置して冷却してから電源を入れてください。

ONUやルーターを再起動しても改善が見られず、さらに有線で接続している場合は、LANケーブルを交換してみましょう。LANケーブルは外観に問題がなくても内部が劣化・断線しているケースも考えられるので、新しいものに交換することで通信環境が改善される可能性があります。

無線接続の場合は、近くの無線電波が干渉していたり、同時に接続している端末の台数が多かったりなどが原因で通信が不安定になっているかもしれません。そのため、場所を変える、同時に接続している台数を見直すなどの対策を取りましょう。

実際にツールを使ってみる

オンライン採用ツールが問題なく使用できるかどうか、別の場所にいる社員とビデオチャットを試してみて問題がないかチェックしましょう。

自分側の通信環境に問題があれば、面接前に見直して対処することができます。また、向こう側に原因がある場合もどういった問題が起きるのかを把握でき、いろいろな対処法を試すことができるでしょう。対処法が分かっていれば通信トラブルが起きたときに冷静に対応しやすくなり、応募者からの印象も良くなります。

OSが古くないか確認する

オンライン採用ツールを導入するパソコンやスマートフォンなどの端末のOSが古いと、ビデオチャットを使えない場合があります。オンライン採用ツールで推奨されているOSのバージョンがあれば自分の端末のバージョンと合わせて確認し、古いOSを使用している場合は最新バージョンにアップデートしておきましょう。

スマートフォンやタブレットなどのOSのアップデートは時間がかかるほか、アップデート中は端末を使用できないため、注意が必要です。業務や面接に支障をきたさないように、余裕を持ってアップデートしましょう。アップデート後も、ビデオチャットがきちんと使用できるか忘れずに確認してください。

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