応募から面接日決定までのプロセスを短縮する仕組み

人材採用の仕事は、個人情報を厳密に管理しながら、なおかつ抜け漏れなくスピーディに対応しなくてはなりません。また、採用フローによっては「複数人との予定を調整する」工程が繰り返されるため、非常に手間と時間がかかります。これらの処理を自動化し、情報を一元管理できる採用管理システムを利用することで、採用プロセスの短縮につながります。

応募から面接日決定までのプロセスを短縮する仕組み

応募者情報を一元管理する

たとえば、複数の求人サイトから応募がある場合、通常はサイトごとに応募者へ連絡したり、選考ステータスを管理したりという作業が必要になります。しかし、採用管理システムの外部連携機能を活用すれば、複数の媒体・ルートから応募があっても、ひとつのシステム上で応募者情報を一元管理することが可能になります。採用管理システムによって連携できるサービスの種類・数は異なるため、導入前の検討事項のひとつとして押さえておきましょう。

スケジュール調整を自動化する

採用管理システムを使わない場合、応募者１人ひとりの面接日時は手作業で調整することになります。調整後に都合が悪くなったり、他の予定とバッティングしたりすれば、再調整して応募者に連絡が必要で、それには多大な時間と労力がかかってしまいます。一方、採用管理システムを使用した場合、自動スケジュール機能が面接日時を調整してくれます。企業側が面接可能な日時をシステムに登録しておくことで、応募者は企業の都合のよい日時のみを選択できるようになるので、個別の調整は必要ありません。面接の予約が埋まった枠は、システムが自動的に受付不可にしてくれるのでバッティングの心配もありません。

動画面接でさらに工数削減

さらに採用プロセスの短縮をしたいのであれば、面接の形式も検討してみましょう。リアルタイムで話すライブ面接ではなく、応募者から動画をアップロードしてもらう録画面接の方式にすることで、日程調整自体が不要になります。応募者は自分のタイミングで動画を撮影・アップでき、面接担当者も都合の良い時間に再生・選考が可能。面接ツールごとに、動画のアップロードに際して独自の質問（ヒアリング）を設定できたり、AIが映像分析をして選考をアシストしてくれたりと、さまざまな機能が搭載されています。

企業にも応募者にもメリットがある

採用管理システムの導入により、煩雑な調整作業が自動化されて効率化が進むことで、企業側は採用コストの削減などが実現します。それと同時に、応募者にとってはスピーディな連絡によって、モチベーションの高いまま面接に臨むことができるというメリットがあります。スケジュールが円滑に決まれば採用合否も早く分かりますので、就職活動の時間を無駄にしません。企業としても、複数企業に応募している人材にスピーディーに内定を出すことができ、相互にとって望ましい環境を作ることができるのです。

このように、応募から面接日決定までのプロセスを自動化によって短縮し、データ管理やスケジュール調整に工数がかからないというのが採用管理システムの特徴です。スムーズな日程調整や管理作業の効率化をすすめ、良い人材との出会いを逃さないように準備しておきましょう。

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