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Microsoft Teams

そもそも Microsoft Teamsとはどのようなシステムか

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供するビジネス向けチャットツールです。

WEB会議システムとして求められる録画・録音や画面共有といった機能が使用できる、同時接続人数が250人まで可能など、無料ツールとしては非常に優秀な仕様となっています。

また、マイクロソフト社が提供しているため、Office365の各種サービスとの連携機能も充実しています。上手く活用ができれば、採用フロー管理の効率化に大きく役立ってくれるツールだといえるでしょう。

Microsoft Teamsの基本的な仕様

Microsoft Teamsを使用したオンライン面接 企業側のメリット・デメリット

Microsoft Teamsのメリット

無料プランでも機能が充実

Microsoft Teamsの特徴は、無料プランでも充実した機能面です。画面録画・録音やメモの共有、画面共有といったオンライン面接ツールとして求められる基本機能が備わっています。また、マイクロソフト製の強みとして、Office365の各種サービスとの連携がスムーズというメリットがあります。特に応募者をExcelで管理している企業ならば、より利便性が高い使い方ができるでしょう。

さらに30以上の言語の翻訳機能が搭載されたチャット、Boxとの連携、文書管理の機能など、その他の機能も非常に充実しています。

わかりやすいUIで誰でも使用しやすい

Microsoft Teamsはチャットをベースとしたツール。シンプルなUIのため、オンライン面接になれていない面接官や学生でも、すぐに使いこなすことができます。多彩な機能を使いこなすためにはある程度の知識が必要ですが、管理側で設定をしておけば、問題なく使えるでしょう。

Microsoft Teamsのデメリット

明確なマニュアルがないため独学で覚える必要がある

Microsoft Teamsは明確なマニュアルが用意されていないため、各種機能を使用していて疑問に感じた部分はマイクロソフトのサイト内で検索していくこととなります。ある程度の知識がある者が1人でもいれば問題ないのですが、まったく初めてオンライン面接ツールを導入する場合、多機能だからこそわかりにくい部分が出てくる可能性が高いです。

セキュリティはOffice365の他のサービスと同等のレベルです。しかし、「Office 365 E3」以上でないとメッセージの暗号化については対応していませんので、利用前にOfficeの契約状況を確認しておきましょう。

まとめ

PCを利用する場合は専用ソフトのインストールやアカウント作成も不要なので、応募者にとっては手軽に利用できるツールです。
時間制限がないことや、さまざまな資料共有ができること、確認などにチャット機能を使えることなどから、企業側にとってもオンライン面接に適しているツールと言えます。
スムーズに使いこなすためには、企業側担当者における「多彩な機能の習熟」が鍵になるでしょう。

ツールは機能より使い方が大切!

Microsoft Teamsは企業側にとってメリットの多いツールですが、Zoomなどに比べて面接ツールとして利用している企業が少ないのが現状です。応募者にとっても便利なツールではありますが、初めて使用する応募者も多いかもしせません。事前に、面接担当者によるシミュレーション、応募者に利用方法の説明を丁寧に行っておくことで、双方が快適に利用できるはずです。

Teamsを導入するための手順

面接でTeamsを導入するための手順をご紹介します。

  1. 面接日の調整
  2. ダウンロードとインストール
  3. オンライン会議の設定
  4. オンライン面接を案内
  5. オンライン面接の操作方法を確認
  6. 本番

面接日の調整

面接日のスケジュール調整を行います。面接希望者にオンライン面接での流れや準備の説明が必要です。面接希望者がスマートフォンによる参加を検討しているなら、アプリのインストール案内もしておきましょう。

ダウンロードとインストール

パソコンの場合は、ブラウザがあればオンライン面接に参加できます。面接官側はTeamsのインストールは不要です。ただし、スマートフォンで参加する場合は、事前にTeamsのダウンロードとインストールをしなければなりません。また、デスクトップ版のTeamsもあります。

オンライン会議の設定

Teamsではオンライン会議の設定が必要です。Teamsを起動し、予定表を開きます。+新しい会議という項目から面接設定をしてください。面接のタイトルや日付や場所などの詳細情報を記載します。

参加者へメールを送る場合、必須参加者の項目にメールアドレスを入力し、保存してください。必須参加者に入力したメールアドレスに、通知が送信されます。メールにリンクが記載されているため、参加者はクリックするとオンライン会議に参加できるようになる仕組みです。

ただし、事情でメールが届いていないケースもあります。その場合は、会議のURLを直接送る方法が有効です。

URLの取得はTeamsの予定表から会議を開くと、MicrosoftTeams会議に参加というリンクがあるため、右クリックしてコピーすればURLを取得できます。

面接当日、メールが送られた参加者が参加する流れです。参加するとロビーで待機していますという文言と面接をする側の許可待ちになります。許可すればオンライン面接のスタートです。

オンライン面接の操作方法を確認

オンライン面接をスムーズに行うには、事前テストが必須です。5分前までには実際にTeamsに参加して動作に問題がないか確認すると安心です。

メールリンクをクリックするとアプリで視聴できるか、マイクやカメラの確認、外部ユーザーの参加を許可できるかなど複数チェック項目があります。音が聞こえない場合にはTeamsのチャット機能で連絡することも大切です。

面接する側は早めに参加しましょう。面接希望者は、面接する側に許可してもらわないと参加できません。また、本番前に背景やデバイス設定、資料共有やメモ、チャットなど複数の機能があります。面接する側は基本機能を把握しておくと不安なくオンライン面接を行えるのです。

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