応募者を一元管理したい
応募者の一元管理はオンライン採用ツールで実現できる
オンライン採用ツールを活用すれば、応募～採用までのプロセスを一元管理することができます。
「応募経路が多く、管理が大変」「オンライン面接を行っているものの、日程調整に時間がかかっている」など、採用業務の効率が悪いという悩みを抱えている会社も多いでしょう。
オンライン採用ツールで採用プロセスを一元管理し、有益な人材を効率よく確保できる体制を整えましょう。
そもそもオンライン採用ツールとは？
オンライン採用ツールとは、応募～採用までのプロセスにおける求人管理や情報管理、選考管理、内定者管理といった業務をまとめて行えるツールです。オンライン採用ツールを活用することで応募者データや面接日程、応募者とのメールのやりとりなどを一元管理できるため、これまで手間や時間がかかっていた採用業務の効率化につながります。
オンライン採用ツール導入の注意点
オンライン採用ツールを導入する際、導入する目的や利用できる機能、セキュリティ面などに注意して選ぶことが大切。そこで、導入時に注意すべきポイントを紹介します。
導入の目的や必要な機能について整理する
オンライン採用ツールを導入する目的を整理し、自社に必要な機能を洗い出しておきましょう。たとえば、Excelなどのツールで別々に行ってきた作業を一元管理できるだけで採用業務全体の課題が解決するのか？特に効率化したい管理業務は何なのか？どんな機能があれば解決するのか？など。
オンライン採用ツールにはさまざまな種類がありますが、それぞれが得意としている機能は異なります。また、ツールによっては採用業務の効率化だけではなく選考の質アップにつながる機能がついているものも。自社に必要な機能を明確にし、課題をまとめて解決してくれるようなツールを選びましょう。
なお、新卒採用と中途採用で求めるスキル等が異なるように、オンライン採用ツールも新卒向けと中途向けで機能に違いがあります。想定する採用人数や応募者数の規模も踏まえ、自社とマッチしたツール選びが成功のポイントです。
自社・応募者ともに使いやすいツールを選ぶ
せっかくオンライン採用ツールを導入しても、操作しにくい・動作が遅いなどの不満がある状態では採用業務の効率化は実現しません。
たとえば一元管理に移行するにあたって既存や新規のデータを取り込む際、手動取り込みでは余計な工数がかかってしまいます。また、応募者にとって使いにくいツールは応募者を減らし、採用効果をダウンさせてしまう可能性も。そのため自社・応募者ともに使いやすいツールであるかどうかも重視しましょう。
なお、ツールによって無料の機能と有料オプションがある点にも注意が必要です。
採用サイトや求人媒体との連携機能があるか
導入したいオンライン採用ツールが他のシステムと連携できるかも重要なポイントです。採用サイトや求人媒体との連携はもちろん、オンライン面接で使用するZoomやSkype、Meetなどとも連携可能かをチェックしておきましょう。
また、面接の日程調整などの効率化を図るために、Googleカレンダーなどのスケジュール管理ツールとも連携できると便利です。そのほかにも履歴書や職務経歴書などと連携できるツールがあれば、採用プロセスにおける手間や無駄をぐっと減らせるでしょう。
面接機能が標準仕様されている
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使用環境やセキュリティに問題はないか
オンライン採用ツールを効果的に活用するには、使用環境が整っていることも大切です。そのツールの使用に必要な環境整備を行い、問題なく使用できるようにしましょう。
また、オンライン採用ツールでは応募者の情報や自社のデータを扱うため、セキュリティ面も注意したいポイント。情報セキュリティ対策がしっかり行われているツールを選びましょう。
なお、オンライン採用ツールには「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。クラウド型はデータをクラウドサーバー上に保存するためスピーディに導入でき、初期費用を抑えられるのがメリット。一方オンプレミス型は自社にサーバーを設置するため初期費用が高くなりがちですが、外部への情報漏えいのリスクを避けられるメリットがあります。
採用管理ツールで応募者を一元管理化する流れ
1.採用フローの見直し
採用管理ツールで応募者を一元管理するために、まずは採用フローの見直しを行います。自社の採用フローの課題は何か、必要な機能は何かを明確にし、自社に合ったツールを選びます。
2.運用方針や採用プロセスの見直し
導入するツールに即した運用方針を策定し、運用ルールともに目標とする応募率や採用率を周囲と共有しましょう。
3.システムトライアルを実施
運用開始前にシステムトライアルを実施しておくと安心です。ツールを実際に使用し、自社の採用業務の効率化を実現できるツールかどうかを見極めましょう。
4.運用開始・使い方の共有
運用を開始したら、使い方の共有を徹底します。どの人事担当者も問題なく使えるようにすることで、高い導入効果を得られます。
採用プロセスを見直し、自社に合ったツールを選ぶことが大切
「採用業務が効率的に行えていない」という課題を抱えている場合、採用プロセスの見直しから行うことをおすすめします。一元管理さえできれば採用業務の課題が解決するとは限りません。理想とする採用プロセスに必要な機能を洗い出し、自社に合った採用管理ツールを選びましょう。
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面接の日程調整の負担、オンライン面接での通信トラブル、選考精度の低下、情報漏洩リスクなどを解決するために、動画面接機能や選考アシスト（サポート）機能が標準実装されているオンライン採用ツールを紹介します。
面接はZoomなど別ツールを使いたい、対面で行いたいという企業向けには、面接機能なしで選考アシスト機能のあるツールを紹介します。
その中から以下の項目に当てはまるものを紹介しています。
①標準仕様として動画面接機能を実装かつ選考アシスト機能のあるツール（2種のみ）、②面接機能は装備せず、選考アシスト機能を標準実装しているツール（1種のみ）
▼左右にスクロールできます。
| 面接はオンラインで行いたい企業向け | 面接は別ツール/ 対面で行う企業向け |
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| 製品名 | インタビュー・オンデマンド
（SMP）  引用元：インタビュー・オンデマンド公式サイト
（https://keieijinji-lp.com/） |
HireVue
（ハイアービュー）  引用元：HireVue公式サイト
（https://www.talenta.co.jp/product/hirevue/） |
AOLC
（アクセスオンラインキャリア）  引用元：AOLC公式サイト（https://saponet.mynavi.jp/service_career/detail/20210427190909.html）
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| 課題を 解決する 機能 |
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| 価格 | 初期費用0円 月額99,000円（税込）～ |
要問合せ | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社経営人事パートナーズ
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タレンタ株式会社
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株式会社マイナビ
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