よくある失敗や課題から学ぶ面接ツールの選び方

オンライン面接は、時間や場所の制約を受けない効率的な採用活動の方法です。特に、2020年以降はコロナ禍でリモートワークが普及したことで、オンライン面接の需要はさらに高まっています。しかし、これまでの対面面接にはなかったトラブルも起きており、中には情報漏洩につながる危険な失敗も…。そんなオンライン面接でよくあるトラブルと対策をご紹介します。

オンライン面接で起こりがちな失敗

ネットワークトラブルで面接が中断

インターネットがあればどこでも面接できるのがオンライン面接の良いところ。オフィスに出社せず在宅で採用活動を行う担当者も増えていますが、気を付けたいのがネットワーク環境によるトラブルです。自宅の通信が不安定だと、オンライン面接中に音声や映像が乱れる原因になり、応募者の話や表情をしっかり確認することができません。また、応募者側でもスマホの電波が弱かったり、通信量の使い過ぎで速度が落ちていたりすると、面接の途中でフリーズや切断などが起きてしまいます。

解決法

• 通信環境を安定させる
• 採用担当者同士で事前に確認
• ライブ面接ではなく録画面接のツールを使う　など

一番確実なのは、応募者に動画を送ってもらう録画面接です。こちらが用意した質問に回答してもらうことで、応募者の雰囲気などを把握できます。

コミュニケーションがとりづらい

オンライン面接の際、映像や音声の品質が悪いせいでスムーズに会話できなかった…というのもよくある失敗。粗い画質では相手の表情やニュアンスを読み取れず、コミュニケーションがとりづらいものです。音声が遅延して、話すタイミングがかぶってしまうとお互いに気まずいですし、面接官が話を遮る形になれば威圧感を与える恐れも。また、パソコンやスマートフォンごしでは会社の雰囲気を伝えることが難しく、採用後オフィスに出社してからミスマッチに気付くこともありえます。

解決法

• 映像や音声の品質が高いツールを選ぶ
• 会社紹介のムービーやコンテンツを用意して魅力を伝える工夫を

オンライン採用ツールの中には、高品質な映像や音声をアピールするものがあります。また、Web会社説明会が行える同時接続に対応していたり、自社の魅力を伝えるオリジナルの採用サイトを作成してくれるものもあります。

採用のミスマッチを防ぐには？
原因や面接での対策を紹介

情報管理のミスによる漏洩

オンライン面接の失敗で、一番あってはならないのが情報漏洩です。画面共有で会社案内を見せるつもりが、操作を間違えて社外秘データを映し出してしまった…面接官の手元に置いている評価シートが画面に映り込んでしまった…などの大失敗が実際に起きています。

解決法

• 担当者同士でツールの使い方を練習する
• ライブ面接ではなく動画面接で行う

ライブ面接の場合、情報漏洩が起きてしまうと取り返しがつきません。念には念を入れて、ツールの使い方を担当者が熟知し、面接の段取りをあらかじめ決めておくことが大切です。システムに疎く、ライブ面接にリスクを感じるという場合は、応募者から動画をアップロードしてもらう形式の面接がおすすめ。思わぬものが映ってしまった！というトラブルを未然に回避できます。

そのほかオンライン面接での失敗

求職者のツールの理解不足

解決法

求職者がオンライン面接ツールの利用に慣れていなかったり、機能について理解していなかったりすると、画面が適切に表示されなかったり音声が聞こえなかったりといったトラブルが発生しやすくなります。

ツールに慣れていない人ほど、思いがけないトラブルによって緊張したりパニックに陥ったりして事態が悪化するため、採用者の側から周辺機器の電源が入っているかどうかなど落ち着いて確認してあげることが大切です。また、事前にどのような手順や機器の準備、ダウンロードの可否といった利用条件が必要か、求職者と共有しておくことも必要です。

雑音が入ってしまう

解決法

雑音が入ってコミュニケーションしにくくなるといった問題も無視できません。

雑音が入る原因にはいくつかのケースが想定されていますが、例えば社内でオンライン面接の実施といった情報が共有されておらず、他の社員の話し声や作業音が入ってくるといった状況は問題です。また、時間帯によっては休憩中の人の雑談が混じってしまう恐れもあるでしょう。

その他、社外から聞こえてくる雑音もあり、可能であれば外部からの影響を受けにくい場所で面接を実施したり、マイクの種類を検討したりといった方法も大切です。

いざ使ってみるとカメラのアングルや映り方がおかしい

解決法

カメラのアングルがおかしかったり、色や画面の映り方がおかしかったりすると、適正な面接を続けることが困難になります。

カメラのアングルがおかしいといった機器の不具合は事前チェックの不備によって生じます。そのため、必ず事前に動作チェックを行っておきましょう。

なお、求職者側の不備もあり得るため、問題が生じた際には落ち着いて確認することも必要です。

面接中に採用者の目線が不安定になって相手に不安感や不信感を抱かせる

解決法

例えば求職者が話をしている最中にカンペを読んでいると分かれば、採用者にとって悪印象を抱かせる原因になるでしょう。同様に、採用者がひんぱんにカメラから目線を外してしまうと、求職者は自分の話をきちんと聞いてもらえているのか、話が伝わっているのかと不安感や不信感を抱きやすくなります。

あらかじめ必要な資料や求職者の顔を画面上へ表示させたり、必要に応じて画面共有機能を活用したりと、最初から最後まで互いの目線を合わせながらコミュニケーションを取れるような環境を心がけておきましょう。

トラブル発生時にスムーズな対応ができない

解決法

オンラインを利用している以上、通信トラブルリスクは考えておく必要があります。特に、使用するITツールに慣れてない場合は急なトラブルが起こるととっさの判断が難しくなります。

画面が止まってしまう、音声が乱れてしまう場合は、画面をオフにして音声のみにすると改善することがあります。また、一度面接を中断・体質してもらいし、仕切りなおすことで解決する方法もあります。事前にどのようなトラブルが起こるかを考え、対策について決定・周知しておくことが大切です。また、企業側だけでなく求職者側にもトラブル対応についての指示を事前に連絡しておくとスムーズな面接が行えるでしょう。

オンライン面接の特性を理解せずに導入し、ミスマッチがおこる

解決法

オンライン面接は、カメラに映らないところに資料などを用意し質問に対して回答を行う、いわばカンニングのような状態になる可能性も。優秀な人材であると勘違いしてしまうことがあるため、オンライン面接では求職者が想定できない質問、高度な質問を用意する必要も出てきます。

また、オンライン面接で得られる情報は限定的です。求職者の表情や仕草からもさまざまな情報を得られるようなスキルを、採用担当者が習得することも求められるでしょう。

まとめ

オンライン面接はメリットが大きい一方で、対面面接とは異なる特性があり、トラブル対策が必要になる場合があります。導入前には、正しく準備をして利用者の理解を得るようにしましょう。

また、求職者が戸惑うことなくスムーズに面接を実施するために、事前に失敗例を確認して対応方法を決めておくことも大切です。本サイトではリアルタイム面接ではなく事前に設問を用意し、録画して送信してもらう録画面接についても紹介しています。興味のある方はご検討ください。

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