Zoom

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そもそもZoomとはどのようなシステムか

ZOOMはZoom Video Communicationsが展開するWeb会議ツールです。一時期無料版においても、通常3人以上の会議が40分で終了する制限が撤廃されたことから、ビジネスの場で利用された方も多いのではないでしょうか。

Web会議ツールの中でも通信接続が安定していることで知られ、パソコンや携帯はもちろん、iPadなどあらゆるツールの中からログインすることが可能です。

事前にパソコンの場合はZOOMをインストール、携帯やiPadの場合はアプリをダウンロードする必要がありますが、一度ダウンロードすることでその後継続利用が可能なため、手軽な点もポイントです。

Zoomの基本的な仕様

  • 料金プラン:無料プラン(制限有)/有料プラン(2,700円)Pro・ビジネス・企業
  • 接続の安定性:良
  • 参加人数の制限:100人
  • アカウントの制作:無料でも可(MTG時間に制限有)
  • 事前準備:参加者へのURL展開
  • 録画・録音機能:有(クラウド・ローカルを選択可)
  • メモやホワイトボードの共有:可
  • 画面共有:可(共有権限を制限可)

Zoomを使用したオンライン面接 企業側のメリット・デメリット

Zoomのメリット

仮想背景を適用できる

在宅勤務へ働き方がシフトする中、自宅で仕事をされる方も多いのではないでしょうか。その際、面接という観点から「家を映したくない」と考える方は多いです。 ZOOMは仮想背景を適用できるため、室内を見られる心配がありません。

また、企業ロゴやエントランス写真などを設定することで、オンラインでも学生に企業の雰囲気を感じてもらいやすいでしょう。

録画が可能

面接を録画し、後で他の人事や上長への共有が可能です。ローカル保存、クラウド保存が選択できる点も安心です。

Zoomのデメリット

セキュリティの脆弱性

セキュリティの脆弱性がたびたび指摘されており、機密情報の扱いには注意が必要です。 例えば住所のような個人情報を扱う場合などはZOOMのチャット機能などを使用せず、セキュリティが担保されたメールなどでのやり取りがオススメです。

また、面接用に発行したURLは、むやみに他人に展開しないようきちんと伝え、学生と人事が互いに注意するようにしましょう。

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Zoomを導入するための手順

ZOOMはPCで使用する場合とスマートフォンで使用する場合で、やや使用方法が異なります。それぞれの導入手順を丁寧に見ていきましょう。

PCで使用する場合

デスクトップアプリをダウンロードする

スムーズにZOOMを使用したい場合には、デスクトップアプリを使用することがオススメです。

PCであればデスクトップアプリをダウンロードしなくても使用できますが、便利に使えるよう不具合が生じても対応しやすいため時間がある場合はアプリをダウンロードしておくと安心です。

ZOOMの公式サイトへアクセスする

デスクトップアプリをダウンロードするためにはまず、ZOOMの公式サイトへアクセスします。右上に表示されている「サインアップは無料です」をクリックし、メールアドレスなどの情報を入力し、サインアップを完了させましょう。

途中「他の人をZOOMに招待しますか?」という文言が表示されますが、こちらは無視して構いません。スキップすると、ZOOMアプリのダウンロードが開始されます。

ZOOMアプリを立ち上げる

ダウンロードしたZOOMアプリのアイコンをクリックし、ZOOMを立ち上げて見ましょう。問題無く立ち上げることができれば成功です。

通常アプリはホストと呼ばれる主催者になる時に必要となりますが、サインアップしておくことで事前に表示名の変更などができるため、ZOOMに慣れていない方は一度自分でミーティングを開催し、試してみるのも良いでしょう。

PCであればアプリをダウンロードしなくても参加可能

一方で、PCであればアプリをダウンロードしなくてもMTGへ参加することが可能です。Google Chrome、Internet Explorer、Safari、Firefox、Microsoft Edgeであれば企業から発行されたURLをクリックするだけでMTGへ参加できます。

しかし参加IDを求められたり、ZOOMアプリのダウンロード画面遷移させられそうになることもあり、開始時の混乱を避けるためには事前のアプリダウンロードがオススメです。

スマートフォンで使用する場合

アプリのダウンロードが必須です

スマートフォンで使用する場合には、アプリのダウンロードが必須となります。アプリ検索画面から「ZOOM」と検索し、アプリ取得を事前に行いましょう。容量の大きさからやや時間が掛かる可能性があるため、早めの準備をオススメします。

MTGへ参加する

アプリのダウンロードが完了したら、ミーティングへ参加ボタンをクリックしましょう。アカウントが無い場合にはサインアップをしても良いですが、PCと比較しサインアップが無くても十分にスムーズなMTGが実施できます。

スマートフォンからMTGへ参加する場合の注意点

スマートフォンからアプリを経由しMTGへ参加する場合、URLが発行されている場合にはURLをクリックすることでスムーズに参加できます。しかしURLではなく、MTG IDやパスワードが案内されている場合、最初の画面でIDとパスワードを入力しなければMTGへログインできません。

最初に案内された際に、IDの他にパスワードが手元にあるかを確認し、無い場合はスマートフォンでMTGへ参加する可能性がある旨と共に、先に企業に問い合わせをするようにしましょう。

Zoomを利用したオンライン面接で心がけるべきこと

会社の雰囲気が伝わる工夫を

仮想背景を活用し、会社の内部の様子を間接的に発信することはもちろん、新卒採用用の動画を作成している企業に関しては、画面共有機能で動画を閲覧しても良いかもしれません。

ZOOMの場合、動画を画面共有で行った場合にも音が伝わりやすいため、オンラインだからと胡坐をかかず、会社情報を発信する工夫を行いましょう。

学生の方が使いこなせる可能性も

新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの大学でオンライン授業が開始されました。この時利用されているほとんどのツールがZOOMです。したがって面接をする学生は、日々ZOOMを使って授業を受けているケースがほとんどです。

企業内部の選考官や年齢が高い選考官によっては、ZOOMに慣れていない層も一定数存在するでしょう。学生の方が使い勝手を理解しているのは恥ずかしいもの。使い方のレクチャーは人事が責任を持って行いましょう。

複数面接には「ブレイクアウトセッション」を

企業によっては「途中から複数人に分けて面接したい」というニーズがあるのではないでしょうか。ZOOMの「ブレイクアウトセッション」という機能を駆使すれば、全体画面から複数人を別のZOOM上の部屋に分けて話をすることが可能です。

新卒採用で実施されるグループ面接後の個別面談などを、新しいURLを発行する手間なく利用することが可能なため、一度に多くの人数を対象にする面接を行う人事の方にオススメの機能です。

記事協力

株式会社テガラミル/人材コンサルタント 竹内不二

株式会社テガラミル/
人材コンサルタント

竹内不二

株式会社リクルートHRマーケティング(現 株式会社リクルートジョブズ) 、デロイト トーマツ コンサルティング株式会社(現 合同会社)を経て、現在は株式会社テガラミルにて新卒採用コンサルタントとして活躍。

withコロナ以前よりオンライン面接の導入を企業に提案しており、そのメリット・デメリットから企業が陥りがちなポイントまで熟知。何のためにオンライン面接、オンライン採用を取り入れるのかを自覚させ、企業によって適切なアドバイスを行う。

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