Zoom

そもそもZOOMとはどのようなシステムか

ZOOMはZOOM Video Communicationsが展開するWeb会議ツールです。一時期無料版においても、通常3人以上の会議が40分で終了する制限が撤廃されたことから、ビジネスの場で利用された方も多いのではないでしょうか。

Web会議ツールの中でも通信接続が安定していることで知られ、パソコンや携帯はもちろん、iPadなどさまざまなツールからログインすることが可能です。

事前にパソコンの場合はZOOMをインストール、携帯やiPadの場合はアプリをダウンロードする必要がありますが、一度ダウンロードすることでその後継続利用が可能なため、手軽な点もポイントです。

ZOOMの基本的な仕様

• 料金プラン：無料プラン（制限有）／有料プラン（Pro・ビジネス・エンタープライズ）
• 接続の安定性：良
• 参加人数の制限：100人
• アカウントの制作：無料でも可（MTG時間に制限有）
• 事前準備：参加者へのURL展開
• 録画・録音機能：有（クラウド・ローカルを選択可）
• メモやホワイトボードの共有：可
• 画面共有：可（共有権限を制限可）

ZOOMを使用したオンライン面接 企業側のメリット・デメリット

ZOOMのメリット

仮想背景を適用できる

在宅勤務へ働き方がシフトする中、自宅で仕事をされる方も多いのではないでしょうか。その際、面接という観点から「家を映したくない」と考える方は多いです。ZOOMは仮想背景を適用できるため、室内を見られる心配がありません。

また、企業ロゴやエントランス写真などを設定することで、オンラインでも学生に企業の雰囲気を感じてもらいやすいでしょう。

録画が可能

面接を録画し、後で他の人事や上長への共有が可能です。ローカル保存、クラウド保存が選択できる点も安心です。

途中で音声が途切れる聞こえづらい問題が少ない

ZOOMは途中で音声が途切れたり聞こえづらくなったりという、コミュニケーションを邪魔するトラブルが少ない点が強みです。接続が不安定だと、求職者が返答しているのに途切れます。結果、理解が不十分になりますし、採用者側と求職者側、両方にストレスがかかるのです。

途切れる、ノイズが入るトラブルは、面接では致命的ですし、何度も聞き返すのに罪悪感が生まれて十分なコミュニケーションができなくなります。その点においてZOOMには一定の信頼感があると言えるでしょう。

帯域幅が最適化されているため重くなりにくい

ZOOMは利用者のネットワーク環境に対応して最適化できるのが強みです。求職者のネット回線が3Ḡ回線だと重くなるという問題が発生する場合がありますが、ZOOMでは回線に合わせて帯域幅を自動的に調整。少ない通信量でも安定した接続を確保できるため、音声や画像の共有でトラブルの発生率を低くできるのです。

Skypeのデータ通信量は1時間約2,160MBですが、ZOOMは200～300。ネットワーク帯域幅が低くなっても表示で伝えてくれますし、回線速度を速くすれば対応できます。ZOOMをはじめ強みを理解すれば、オンライン面接ツールを選定する際の検討材料になるでしょう。

使用経験のある学生も増えている

リモートワークが増加するように、学校でもオンラインでの授業が普及してきました。オンライン授業にZOOMを採用している学校も多いため、ZOOMの扱いに慣れている学生も増えてきています。

初めての利用で想定される「インストールや接続に手間取ってしまい、面接に集中できなかった」という問題も回避できるでしょう。同時に、企業側も説明に追われません。企業側、求職者側双方に、ZOOMはメリットがあるのです。

ZOOMのデメリット

セキュリティの脆弱性

セキュリティの脆弱性がたびたび指摘されており、機密情報の扱いには注意が必要です。 例えば住所のような個人情報を扱う場合などはZOOMのチャット機能などを使用せず、セキュリティが担保されたメールなどでのやり取りがオススメです。

また、面接用に発行したURLは、むやみに他人に展開しないようきちんと伝え、学生と人事が互いに注意するようにしましょう。

ZOOMを使用したオンライン面接 求職者側のメリット・デメリット

ZOOMのメリット

参加が簡単

ZOOMを使うメリットの1つがオンライン面接への参加しやすさです。採用者側から提供された専用URLをクリックすることで、気軽にインターネット上に構築された面接ルームへ参加することが可能であり、そのままスムーズに面接を始められることはメリットでしょう。

費用を心配せず遠方の企業の選考を受けられる

オンライン面接であればリモート環境でも面接や選考を受けることができます。リアルな対面の面接であれば面接会場となる現地まで移動したり、距離によっては宿泊したりといったことが必要となりますが、ZOOMを利用すればそういった移動コストや宿泊コストの心配がありません。

人によっては対面よりリラックスして受けられる

面接会場を訪れて対面状態で面接を受ける場合、どうしても緊張しすぎて本来の能力をアピールできない恐れがあります。一方、ZOOMは求職者がリラックスできる環境を選んで面接を受けられるため、人によっては対面でコミュニケーションを取るよりも有利に対話することが可能です。

ZOOMのデメリット

コミュニケーションのとりづらさがある

ZOOMは便利なツールである反面、どうしてもオンラインでコミュニケーションする場合にありがちなタイムラグや画質・音質の悪さといったデメリットを無視することができません。そのため、特にZOOMやオンラインでの対話に慣れていない人ほど、思い通りに発言や会話できないリスクがあります。

機器や通信にトラブルが発生するリスク

カメラやマイクが正常に作動していなかったり、インターネット環境や通信状況に問題が生じたりした場合、コミュニケーションの品質低下を避けることができません。事前の動作チェックは当然として、不具合が生じた際にどうすべきかあらかじめ想定しておくことが大切です。

まとめ

無料プランから有料プランまでニーズに合わせて使い分けられ、さらに会議ルームへの参加人数が最大100人という規模でシステムを活用できるZOOMは、全世界的に利用されているシステムです。そのため一般への認知度も高く、参加者へURLを提示するだけでオンライン面接を実行できるので、初めてオンライン面接を導入したい企業や、個人面接や集団面接のどちらも行いたい企業にとってはメリットの多いツールでしょう。

一方、認知度が高いからこそトラブルの事例も多く、ユーザー自身もセキュリティ対策を適切に行っていなければ、思わぬ問題に発展するリスクもあるといえます。

そのため、利用環境や意識を事前にしっかりと共有しておくことが重要です。

ツールは機能より使い方が大切！

距離や時間による制限を緩和し、多様な採用活動を実現するオンライン面接ツールは、上手に使いこなせれば非常に強力な採用活動支援ツールとなります。しかし、ZOOMのように使いやすさや認知度が話題になる一方、トラブルやリスクも報道されるツールでは、適切な使用環境をしっかりと確認しておくことが必須です。単に話題性や機能に目を向けるのでなく、まずはシステムへ精通したコンサルタントへ相談し、詳細を確認しておきましょう。

ZOOMを導入するための手順

ZOOMはPCで使用する場合とスマートフォンで使用する場合で、やや使用方法が異なります。それぞれの導入手順を丁寧に見ていきましょう。

PCで使用する場合

デスクトップアプリをダウンロードする

スムーズにZOOMを使用したい場合には、デスクトップアプリを使用することがオススメです。

PCであればデスクトップアプリをダウンロードしなくても使用できますが、便利に使えるよう不具合が生じても対応しやすいため時間がある場合はアプリをダウンロードしておくと安心です。

ZOOMの公式サイトへアクセスする

デスクトップアプリをダウンロードするためにはまず、ZOOMの公式サイトへアクセスします。右上に表示されている「サインアップは無料です」をクリックし、メールアドレスなどの情報を入力し、サインアップを完了させましょう。

途中「他の人をZOOMに招待しますか？」という文言が表示されますが、こちらは無視して構いません。スキップすると、ZOOMアプリのダウンロードが開始されます。

ZOOMアプリを立ち上げる

ダウンロードしたZOOMアプリのアイコンをクリックし、ZOOMを立ち上げてみましょう。問題無く立ち上げることができれば成功です。

通常アプリはホストと呼ばれる主催者になる時に必要となりますが、サインアップしておくことで事前に表示名の変更などができるため、ZOOMに慣れていない方は一度自分でミーティングを開催し、試してみるのも良いでしょう。

PCであればアプリをダウンロードしなくても参加可能

一方で、PCであればアプリをダウンロードしなくてもMTGへ参加することが可能です。Google Chrome、Internet Explorer、Safari、Firefox、Microsoft Edgeであれば企業から発行されたURLをクリックするだけでMTGへ参加できます。

しかし参加IDを求められたり、ZOOMアプリのダウンロード画面遷移させられそうになることもあり、開始時の混乱を避けるためには事前のアプリダウンロードがオススメです。

スマートフォンで使用する場合

アプリのダウンロードが必須です

スマートフォンで使用する場合には、アプリのダウンロードが必須となります。アプリ検索画面から「ZOOM」と検索し、アプリ取得を事前に行いましょう。容量の大きさからやや時間が掛かる可能性があるため、早めの準備をオススメします。

MTGへ参加する

アプリのダウンロードが完了したら、ミーティングへ参加ボタンをクリックしましょう。アカウントが無い場合にはサインアップをしても良いですが、PCと比較しサインアップが無くても十分にスムーズなMTGが実施できます。

スマートフォンからMTGへ参加する場合の注意点

スマートフォンからアプリを経由しMTGへ参加する場合、URLが発行されている場合にはURLをクリックすることでスムーズに参加できます。しかしURLではなく、MTG IDやパスワードが案内されている場合、最初の画面でIDとパスワードを入力しなければMTGへログインできません。

最初に案内された際に、IDの他にパスワードが手元にあるかを確認し、無い場合はスマートフォンでMTGへ参加する可能性がある旨と共に、先に企業に問い合わせをするようにしましょう。

ZOOM面接を受けた側のリアルな声

面接官の声や表情、企業の雰囲気がわかりづらい

ZOOM面接経験者の中には、問題を指摘する声もあります。中でも多いのは、接続状況などの通信トラブル。面接官の声が聞き取りづらいという問題もオンライン面接ならではの問題でしょう。他にも会社を直接見ることができないため、実際の雰囲気がわからないという課題もあります。

企業側は、雰囲を伝える工夫・操作の把握が必要

ZOOM面接を実施する企業側も、オンライン面接の限界を考えた上での工夫が求められます。会社の雰囲気を感じてもらうために、別に会社内部の様子を発信することも検討してみてください。また、通信の問題は、担当者の技術や知識や理解が不足しているケースもあります。面接時には技術担当者がサポートする、レクチャーを通して操作に慣れてもらう工夫も必要です。実際の利用者が操作を理解していれば、オンライン面接時にトラブルがあっても冷静に対応できます。

ZOOMを利用したオンライン面接で心がけるべきこと

会社の雰囲気が伝わる工夫を

仮想背景を活用し、会社の内部の様子を間接的に発信することはもちろん、新卒採用用の動画を作成している企業に関しては、画面共有機能で動画を閲覧しても良いかもしれません。

ZOOMの場合、動画を画面共有で行った場合にも音が伝わりやすいため、オンラインだからと胡坐をかかず、会社情報を発信する工夫を行いましょう。

求職者をサポートできるよう、操作に慣れておく

メリット部分でも触れたように、新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの大学でオンライン授業が開始されました。多くの学校でZOOMが利用されているため、面接をする学生は、日々ZOOMを使って授業を受けているケースがほとんどです。

企業内部の選考官や年齢が高い選考官によっては、ZOOMに慣れていない層も一定数存在するでしょう。求職者とは逆に、企業側がZOOMの操作を理解していないと、「大丈夫だろうか？」と相手に不安を感じさせてしまう可能性もあります。企業側も強みや操作を理解しなければなりません。使い方のレクチャーは人事が責任を持って行うつもりで、社内でも操作に慣れるようにしておきましょう。。

複数面接には「ブレイクアウトセッション」を

企業によっては「途中から複数人に分けて面接したい」というニーズがあるのではないでしょうか。ZOOMの「ブレイクアウトセッション」という機能を駆使すれば、全体画面から複数人を別のZOOM上の部屋に分けて話をすることが可能です。

新卒採用で実施されるグループ面接後の個別面談などを、新しいURLを発行する手間なく利用することが可能なため、一度に多くの人数を対象にする面接を行う人事の方にオススメの機能です。

セキュリティ対策を甘く見てはいけない

デメリット部分でも触れたように、セキュリティ対策を甘く見てはいけません。第三者がZOOM会議に乱入し、荒らし行為をする事件も起きています。最低限、パスワードや入室制限やロック、最新版へのアップデート、待機室の有効化による参加者の事前確認、参加者の画面共有オフをして意図しない映像共有に対処するといったポイントに注意しましょう。

参加者が3人以上だと有料になる時間制限がある

3人以上のZOOM面接を検討しているなら、時間制限による強制終了を避けるため、有料化の必要があることも理解しておきましょう。一対一であれば無制限で使用できますが、参加者が3人以上になる面接だと、40分を過ぎれば強制的に会議が終了してしまいます。有料プランに加入することで解決できるため、複数の参加者での面接を実施する場合はこちらも検討してみましょう。