採用に活用できる
オンライン会議ツール

採用でオンライン面接ツール・オンライン会議ツールを上手に活用すれば、担当者の負担軽減が叶えられる場合も。ただし、これらのツールも多種多様で、それぞれ機能も異なります。オンライン面接ツールをすべて同じだと深く考えずに選んでしまうと、機能を十分に発揮できず、面接の流れが滞ってしまう可能もあります。

オンライン会議ツール・オンライン面接ツールにも、機能や価格や導入実績などの違いがある点を理解し、自社に適したものを選びましょう。ここでは、面接にも使える代表的なツールをご紹介します。メリットやデメリット、どんな機能があるか、導入を検討する際の参考にしてください。

• Skype
• ZOOM
• LINE
• facetime
• Google meet（旧ハングアウト）
• Microsoft Teams
• BizMee

オンライン面接ツールの便利なポイント

求職者と早期接触できる

求職者の選考辞退の理由に、「選考前に会社の情報収集をし、ネガティブな口コミを見つけてしまった」というものがあります。嘘か本当かもわからない、インターネット上の評判でせっかくの求職者を逃してしまうのは惜しいもの。とはいえ、通常の方法で早期接触しようとしても、送ったメールに気づいてもらえなかったり、スケジュール調整のためにやりとりが増えてしまったりといった問題をクリアしなければなりません。

オンライン会議ツールを使用し、オンラインでの面接に対応できるようになれば、移動の問題やスケジュール調整の手間が改善されるでしょう。会社と求職者は時間や場所の問題の縛りからある程度離れられるため、早期接触が叶えられる可能性があります。選考の前に辞退する課題解決に一歩近づけるでしょう。

面接内容を記録し、後日見返すことが可能

従来の面接方法であれば、当日面接をした担当者しか面接時の状況を認識することができませんでした。そのため、採用可否についてどうしても面接担当者の主観に頼らざるを得ず、選考基準が属人的になりがちという現実がありました。Web面接を活用することで面接内容を録画記録できれば、面接に同席できなかった方も後日内容を確認することができます。公平な評価が実現できるほか、適切な面接が実施できているかどうかというコンプライアンスの観点においても利点があるといえるでしょう。

面接官の育成にも活用できる

面接官には、通常業務をこなすのとは異なるスキルや知識が求められます。面接のマニュアルはありますが、求職者の経歴も価値観も知識も千差万別で、ときには想定しない受け答えが展開される場面も出てくるのです。そんな時でも動じないよう、面接官には柔軟な対応力が求められます。

面接時の対応力の大部分は実践で培われますが、面接後に修正点を客観的に振り返るのは難しいもの。オンライン会議ツールには録画機能が備わっているものがあるため、面接後、問題点を洗い出すのに役立ち、面接官の育成に繋げられます。

オンライン面接を快適にできる

オンライン面接ができるツールは数多くあります。たとえばSkypeはコストもかからず、ビジネスやプライベートでも利用できますが、求職者の使用経験の有無、利用環境などへの配慮が求められます。また、データ通信量が理由で起こる、「つながりにくい」「ノイズが発生する」「画質が悪い」といった問題もクリアしなければなりません。こういった場合、通信料を抑えてくれる、オンライン面接に特化したツールを導入するのも一つの手です。

ただ、Skypeのような知名度の高いツールであれば、まったく見たことのないツールを使うより求職者の操作が快適になる場合がある、というメリットもあります。

経営コストを削減できる

会社によっては支社が求人募集をしても、本社での面接を規定にしているところもあります。本社の人事担当者が地方の支社まで出向いて面接を行うケースもあるでしょう。ここで問題になるのが交通費やスケジュール調整の問題です。

地方の求職者に出向いてもらうなら、交通費は会社が持つのかも問題になります。スケジュール調整も簡単ではありません。オンライン面接ツールを使えば問題は解決です。交通費の問題も発生しないためコスト面の負担も軽減できる上、スケジュール調整も簡単になります。

応募者を確保しやすい

ネット環境さえ整っていれば、住んでいる地域を問わず面接を受けることが可能なweb面接。どこにいても移動せずに面接を受けられるのはメリットの一つです。交通費を削減できるだけでなく、録画面接機能を利用すれば日程が重なっている場合でも調節することが可能。交通費で遠方の面接を諦める必要がなくなり、日程が重なる心配もしなくて良いため、応募者は一度にたくさんの企業を受けられます。応募者の自由度が増すので、応企業側は募者数の増加が期待できます。少しでも多くの応募者を確保したい企業にとって、便利な面接方法といえるでしょう。

オンライン面接ツールの選び方。チェックすべきポイントはココ！

オンライン面接ツールの導入は目的によって選び方が変わりますが、ここでは「とにかくオンラインで面接だけを行いたい」という企業に向けた、低コストないし手早く導入できるものについてチェックポイントを紹介します。

多少のコストを書けてもいいのであれば、採用に特化した機能・システムのあるツール、オンライン採用ツールや採用管理ツールといったものもありますので、ぜひ検討してみてください。

チェックすべきポイント5つ

自社ニーズ

大切なことの一つに「自社が必要としている機能を搭載しているか」という項目があります。オンライン面接ツールはさまざまなものが提供されており、それぞれで機能や特徴が異なります。まずは自社としてのニーズをしっかりと整理し、優先順位を付けたうえでそれらを満たしているかどうかのチェックを行うようにしましょう。

コスト・料金体系

オンラインで提供されるツールの料金体系は月額固定や従量課金制など、さまざまです。機能が多かったり、スペックが高かったりするツールであれば料金が高くなる傾向がありますので、自社ニーズの「マスト」をしっかりと認識し、昨日と価格のバランスを見ながら検討するようにしましょう。

音声・画質など、ツールのクオリティや安定性

オンライン面接ツールはそれぞれのツールごとに料金や機能はもちろんクオリティも異なります。オンラインで面接を行うということは画面越しでのやり取りになりますので、画質や音質のクオリティが低いとコミュニケーションに支障をきたすことになってしまいます。そのため、事前の体験利用などを行うことで、ストレスなく利用できるかの環境チェックを行うことも重要です。

導入実績

導入を検討する際に、実際にどの程度の規模で普及しているのか・どのような企業で導入されているのかといった実績についてチェックすることも大切です。

導入実績が多い面接ツールであれば様々なニーズを参考にして仕様設計されているだけでなく、採用者にも求職者に利用しやすいようUIが考慮されていると期待できます。

機能

具体的にどのような機能を搭載しているのかチェックすることも欠かせません。録画・録音機能の有無や画面共有の可否、メモ・ホワイトボードの共有の可否など、採用者と求職者の双方にとって利便性を考えられるような機能について確認しましょう。

録画以外の、採用に特化した機能を求めるなら...

オンライン面接ツールはオンラインで行う面接のみに特化したツールです。求職者とのやり取りをもっとタイムリーかつ効率的に行いたい、採用活動をシステム化して効率よく運用したい、採用活動以外の人事業務もカバーできるツールがいいなどの要望がある場合、オンライン面接ツールのみの機能では充足することが難しくなってしまいます。そのため、本サイトで紹介しているオンライン採用ツールや採用管理ツールといった1ランク上の機能を利用できるツールの導入がおすすめです。

【面接機能付き】オンライン採用ツールについて
詳しく見る

どのように使いこなす？無料オンライン面接ツール

Skype

既存ユーザーが多く、既に利用経験がある方も多いのではないでしょうか？オンラインチャットツールとして普及したSkypeは、全世界的に利用されています。年齢が高い選考官でも利用経験がある場合が多く、人事担当者のレクチャーの手間を省くことが可能です。

ZOOM

Web会議ツールとして、一気に普及したZOOMは、会議ツールでありながら面接時にも使いやすい機能が盛りだくさんです。録画・録音機能はもちろん、画面共有やチャット欄など、オンラインでありながら共有しやすい機能が多く、選考官も安心して利用できるでしょう。

LINE

通常コミュニケーションツールとして活用されているLINEは、実はビデオ通話機能が豊富な点がポイントです。誰もが使い慣れているツールだからこそ、簡単に面接時も使用することができます。プライベートとの切り分けを丁寧に行うことがポイントです。

Facetime

Appleユーザーのみが利用できるサービス「facetime」は、連絡帳やSMSからも簡単に発信ができる便利なツールです。オンラインチャットツールのため面接には不向きな点はあるものの、接続も安定しており、MACユーザーやiPhoneユーザーにとっては便利なツールと言えるでしょう。

Google Meet

GoogleのWeb会議ツールであるGoogle Meet（旧ハングアウト）は、打ち合わせで利用したことがある方も多いのではないでしょうか？Gmailのアドレスがあれば誰もが利用することができ、複数のGmailアドレスを持つことで、複数のアカウントを取得することも可能です。

Microsoft Teams

シンプルなUIのため、オンライン面接になれていない面接官や学生でも、すぐに使いこなすことができます。多彩な機能を使いこなすためにはある程度の知識が必要ですが、管理側で設定をしておけば、問題なく使えるでしょう。

BizMee

少人数を基本に、高品質な音声と安定した接続で使えるブラウザベースのWeb会議システム。無料で利用でき、会員登録やアプリのインストールも不要であることから、簡単に素早く会議室を立ち上げられるのが魅力です。参加できる人数は多くないため説明会やグループ面接には不向きですが、個人面接であれば問題なく利用できそうです。

Whereby

Web会議ツールとして提供されていますが、採用面接ツールとして活用することも可能です。パソコンやスマホからアカウント作成すれば、すぐに各種機能を利用できるのが魅力です。また、無料プランでも音声・カメラ機能、画面共有などを使用できますし、利用時間や回数に関する制限もありません。個人面接の頻度が高い場合であれば、無料プランでも十分に活用し続けられます。

そのほかオンライン面接に利用できるツール

bellFace

電話面談システムであるbellFaceはオンライン営業を目的としたツールですが、採用面接に活用することもできます。1対1の利用では音声が電話接続となるため途切れないメリットがあります。また、録音録画や各種ツールとの連携など機能が充実しており、採用面接以外でも活用できます。

オンライン面接ツールを導入する際の注意点

面接を開催する場所

面接を行う場所に縛られないのがオンライン面接の魅力ですが、かといってどこでも良いわけではありません。Webカメラは映し出される範囲が広いので、自分が思っている以上に周囲の状態が見えてしまいます。そのため、周りの環境にも配慮するのが欠かせません。人が行き交うオフィスや騒音のある環境は適さないでしょう。

面接時の服装や態度

オンラインの面接は比較的気軽な面接と捉えられがちですが、採用面接に変わりはないため服装や態度を怠ってはなりません。これは、面接を受ける側だけでなく、面接をする会社側、面接官側にも言えること。対面での面接と同じく、面接に適した服装やマナーを心がけましょう。カメラ越しだからと油断せず、失礼のない態度で臨むのがポイントです。

技術的なトラブルへの対処

通信トラブルが起こる可能性はオンライン面接につきもの。オンライン面接を受ける際のリスク管理は重要であり、通信機器の知識やシステムの操作方法を学んでおいた方が賢明です。万が一トラブルが起きたとき、冷静に対応できるようある程度シミュレーションしておくと良いでしょう。

必要な機器とシステムの準備

オンラインで面接を行う場合、一般的にカメラを使用したシステムを扱います。そのため、PCとビデオ通話できるシステムが準備されていないと、面接を行うことができません。面接で失敗しないためには、カメラが映るかやマイクの音が出るかの確認を事前に行っておくことが大切です。とりわけヘッドホンとマイクが一体になっているヘッドセットは注意が必要で、ものによってはヘッドセット用のアダプタがいるケースがあります。上手く動作しないかもしれないので、プラグ規格もチェックしておきましょう。なお、Wi-Fi環境が整っているのも重要な要素です。できるだけWi-Fiが安定した環境を用意することをおすすめします。

オンライン面接ツール活用のポイント

事前テストで動作・接続を確認する

オンライン面接ツールを活用したい場合、必ず面接の本番前に事前テストを行って動作状況や接続状況などを確認しておかなければなりません。

通信状況が悪ければ採用者からの質問や資料が求職者にきちんと伝わらなかったり、求職者からの返答や質問が適正に届かなかったりと、面接そのものが不完全なものとなります。

オンライン面接の特性を理解した受け答え

オンライン面接はリアルな対面と違って、どうしてもタイムラグや撮影環境、デバイス環境といった条件に品質が左右されます。そのためオンライン面接ならではの特性やデメリットも理解した上で、受け答えのテンポや発言のタイミングを考慮しましょう。

目線を外さないよう画面上へ求職者の顔や資料を表示する

あらかじめ画面上に相手の顔や必要な資料を表示しておくことで、資料を確認するたびにカメラや画面から目線を外すことなく、最後まできちんと相手の顔を見て話す環境を整えられます。

オンライン面接導入の流れ

オンライン面接導入の流れを紹介します。

ツールの選定

まずは、採用に活用できるオンライン面接ツールを選定します。さまざまなツールがありますが、以下の5点のポイントを比較すると選びやすいでしょう。

• ツールに付随している機能
• 接続の安定性（画質、音声の品質など）
• 使いやすさ
• 導入に要する時間
• 導入コスト

導入コストはもちろんですが、録画や画面共有といった機能面や通信時の安定性、使いやすさは外せないでしょう。使いやすさは、求職者サイドからも検討が必要です。また、オンライン面接本番から逆算して、導入に要する時間も考えておくことをおすすめします。なかには無料利用期間が定められているものもあるため、事前に利用してみるのも一つの方法です。

備品の用意

オンライン面接をするために欠かせないのが、「カメラ」と「イヤホンマイク」です。

使用するパソコンがカメラ搭載の場合は不要ですが、搭載していない場合は外付けのウェブカメラが必要です。もし、パソコンに搭載されているカメラの画質が悪い場合は、別途外付けウェブカメラの導入を検討しましょう。購入時は、お持ちのパソコンのWindowsのバージョンに対応しているかどうかも確認してください。

また、イヤホンマイクやヘッドセットも必須です。スピーカーマイク搭載のパソコンは、周囲の雑音を拾うなど双方の声が聞き取りづらい可能性があるので、オンライン面接ツール導入のメリットが十分得られない可能性があります。

求人票への反映

ツールが導入でき、備品なども準備できたら、いよいよ求人票へWeb面接（オンライン面接）対応可能と記載しましょう。来社して面接する通常のスタイルだけでなく、Web面接に対応していることをアピールすることで、遠方の求職者へも門戸を開くことができます。

応募者への説明

初めてWeb面談をする応募者がいるかもしれません。ツールによってはインストールなどの事前準備が必要な場合もありますし、通信環境が整っていない場合もあるかもしれません。使用するツール、推奨通信環境や端末といった事前準備の案内だけでなく、当日の操作方法などを記載した説明用の資料を事前に準備して伝えておくと便利です。また、当日の通信トラブルなどに備えて、担当者の連絡先も伝えるようにしておきます。

面接当日は5分前待機

Web面接では、画面越しに対面できるまで相手のことがわかりません。対面よりも非言語的な空気感が読み取りにくい一面があるため、時間に遅れると応募者に不信感を抱かせてしまう可能性があります。また、画面の接続に問題がなかったとしても、音声が届かない、照明が暗くて見えにくいなど思わぬトラブルが発生することがあります。そのため、5分前にはすべての準備を終えてスタンバイをしておくようにしましょう。

求職者にとってのオンライン面接のメリット

オンライン面接ツールを活用するメリットは採用者だけでなく求職者にもあります。ここでは求職者にとってのメリットをまとめました。

交通費や宿泊費を節約できる

リモート環境で面接を行えるため、面接会場や企業のビルなど現地まで求職者が出向く必要もありません。そのため、交通費や宿泊費といったコストを節約できて、求職者にとって面接先の選択肢が広がることはメリットです。

面接時間を調整しやすい

遠方の人でも気軽に面接へのぞむことができて、宿泊や移動といった時間を削減できるため、面接の日程やスケジュールなどを調整しやすいといったメリットもあります。

人によってはリラックスした状態で受け答えできる

人によっては面接会場を訪れると過剰に緊張して話せなくなるといったケースも考えられます。オンライン面接であれば求職者が自分にとって話しやすい環境で面接を受けられるため、緊張感を和らげて本来の能力や実力にもとづいた対話を叶えられる可能性があるでしょう。