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採用業務を効率化するには?

新人採用は企業の発展に欠かせないもの。しかし採用業務が滞ると業務に支障が出て、企業の負担になります。採用フローを見直し効率化することで、企業の負担を低減させることが可能です。人材の見極めに時間をかけることができるため、採用の質向上につながります。

ここでは、採用の効率化について採用コスト面から解説していきます。

採用コスト内で効率的な採用計画を立てる

採用活動にかけられる予算が決まったら、採用活動を始める前に予算内で最も効率的な採用を行なうために計画を立てます。どのような人材が欲しいのか、採用人数はどのぐらいか、どのような採用フローを採るのかなどを計画。求める人材を厳選しつつ、自社をアピールして応募者のモチベーションを上げられる選考フローを考えなければいけません。また時代に合わなくなった選考方法を取りやめたり、新しい採用方法を取り入れたりするなど、過去の方針にとらわれない視点も重要です。

問題点

採用フローを考える際は、予算や選考にかけられる時間を算出するため、各選考段階でどのぐらいの人数が残るのかを想定しなくてはいけません。新しい選考方法をやみくもに取り入れると、効果が上がらず時間や予算を無駄にしてしまう可能性があります。

採用にかかるコスト

新卒採用か中途採用かで、かかるコストが変わってきます。ここでは一般的な新卒採用と、中途採用にかかるコストについてまとめました。

新卒一人にかかる採用コスト

新卒一人を採用するためには、求人広告の掲載費や採用に必要な資料の製作費、採用活動を行なう会場のレンタル費用が発生します。内定辞退を防ぐために、内定者フォローにかける予算もある程度準備しておくのが安心。また採用担当者や面接官の人件費や交通費など、会社内部でも費用が発生することを忘れてはいけません。

新卒採用にかかる費用

採用環境や戦略、業種によってばらつきはあるものの、新卒一人当たりにかかる採用コストは50万円程度。企業の知名度が高い場合は、人集めにコストをかける必要がないため、採用コストは下がります。また企業によっては採用に条件があることもあり(大学院卒・TOEIC〇〇点以上など)、その場合は優秀な人材を集めるため採用コストも上がるようです。

中途一人にかかる採用コスト

中途採用は会社説明会や研修、内定後フォローを行なうことが少ないため、求人広告の掲載に費用をかけることになります。

中途採用は能力や業種によってかかる費用が異なり費用相場を出すのが難しいため、業種や求める人材に合わせたコストを算出する必要があります。一人当たりの採用にかかる平均のコストは、大体40万程度。企業ごとにこの数字から上下します。

採用コストを削減するために取り入れられること

優秀な人材を確保するための採用コストは、決して安い金額ではありません。採用コストに見合う成果が出たか、効率良く無駄を削除した投資ができたかが重要となります。

人材のミスマッチ防止

せっかく面接を重ねて採用しても、すぐに辞めてしまったという経験はないでしょうか? 会社の戦力とならずにすぐ辞めてしまうケースは、採用にかかったコストや労力がすべて無駄になる最悪のパターンです。辞める理由として多いのが、入社前のイメージと現実が違ったというもの。会社と人材中で、ミスマッチが生じていたことになります。ミスマッチを回避するためには、人材に求めるスキルや経験などを具体的にすることが大切です。

求人広告培媒体の見直し

どの媒体でいつ掲載した広告が有効だったか、応募者の質はどうだったかをきちんと分析して傾向を読み取っていけば、自然と自社にマッチした求人媒体がわかります。PDCAサイクルを回して無駄を省くことで、採用コスト削減につながるのです。

ダイレクトリクルーティング

会社が積極的に人材確保に取り組む手法で人材データベースからマッチする人材を探し、アプローチするダイレクトリクルーティング。採用担当者の負担が増えたり、ノウハウを蓄積する必要があったりと課題もありますが、データベースの使用量しか発生しないため外的コストを抑えられます。専門性の高い人材を求めている場合に有効です。

リファラル採用

自社で働いている社員からの紹介や、推薦による採用方法です。知人を通じて入社するため会社への理解度が高く、離職率が低いといった特徴を持っています。リファラル採用で優秀な人材を採用できれば求人広告費の削減になるうえ、面接に関わる手間も削減することが可能です。

内部コストの見直し

採用にかかるコストには、社員が採用に費やす時間や制作物にかかる費用などの内部コストと広告費や人材紹介費用といった外部コストがあります。内部コストは外部コストに比べると定量化することが難しいので、数値にすることをおろそかにしがち。その分きちんと内部コストを見える化することで、効率化できる余地があります。採用プロセスに要した時間や人数を明らかにして、コストとして割り出すことで意外な発見につながるはずです。

コスト削減を助ける採用管理システム

採用管理システムを導入すると、採用活動における事務作業にかかる労力を大幅に削減できます。採用フローが複雑になるほど、管理に時間がかかりミスも増えるもの。また遠隔地からの応募者は気候についても考慮し、急な日程変更も覚悟しなければなりません。ミスや急な日程変更の対応に追われると、人事が採用活動に費やす時間が予定より大幅に膨れ上がっていることも。採用管理システムを導入することでミスを減らし、さらにオンライン面接の機能があると急な日程変更にも容易に対応できます。

採用管理システムのコスト削減効果とは?

採用プロセスを一元管理できる採用管理システムを導入することで、コスト削減と生産性向上を実現できます。

採用プロセスの最適化

採用管理ステムは応募段階で雇用形態による分別ができるため、各段階のプロセスを最適化することが可能です。そのため、特定の人にしかわらない状態になりがちな採用業務を可視化できます。

採用までスピーディー

応募状況や面接希望日のマッチング、面接結果などを一元で行なえる採用管理システム。募集から採用がスピーディーなので、応募者を他社に取られるのを避けられます。

プロセス分析でPDCAサイクル化

求人広告媒体や内部コストの見直しをする際は、さまざまなデータを集める必要があります。しかし、採用システムには費用対効果を可視化できる分析機能が搭載されているため、次回以降の採用活でPDCAサイクルを回すことが可能です。

採用コスト削減で効率的な採用を

採用業務を効率化し不要なコストを削減することで、採用活動をさらに有意義なものにできます。オンライン面接を導入して移動にかかるコストや時間を削減すれば、面接の時間や回数を増やすことができ、応募者の人となりをより深く知ることが可能。一目でわかる応募者データと録画した面接時の映像を後から見返して吟味することができます。一人の人事担当者ではどうしても判断がかたよる可能性を避けられません。しかし採用管理システムを利用すれば複数の人事担当者で応募者を見極めることができ、応募者の見極めが客観的になります。このように面接システムを導入することで必要なことにコストと時間を費やすことができ、効率的な採用活動が実現できるのです。

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