オンライン面接ツールや採用管理システムを導入するメリットとは

新卒採用を円滑に進めるオンライン面接ツールガイド > 採用管理システムを導入するメリットとは?

オンライン面接ツールや採用管理システムを導入すると
企業の新卒採用はどう変わる?

採用のためにオンライン面接ツールや採用管理システムを導入していたのは、80名以上の新卒採用を行うような、大企業が中心でした。しかし近年ではシステムの性能がよくなり、少数採用の中小企業でも導入するケースが増えています。ここでは、オンライン面接や採用管理システムを導入するメリットを、採用コンサルタントの竹内氏に解説してもらいました。

記事協力

株式会社テガラミル/人材コンサルタント 竹内不二

株式会社テガラミル/
人材コンサルタント

竹内不二

リクルートHRマーケティングなどで新卒採用のコンサルタントとして活躍。現在はオンライン新卒採用のコンサルティング分野に力を入れており、企業の規模や目的ごとに、的確なオンライン面接ツールの導入方法を提案している。

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オンライン面接導入のメリット・デメリット

昨今の情勢の中、新卒採用にもオンライン面接を取り入れる企業は増加の一途をたどっています。ですが、オンライン面接を取り入れることで、採用はどのように変わるのかまで想定できている企業が、そのうちのごく少数です。

オンライン面接導入のメリット・デメリット

オンライン採用業務を最適化するには?

新人採用は企業の発展に欠かせないもの。しかし採用業務が滞ると業務に支障が出て、企業の負担になります。採用フローを見直し効率化することで、企業の負担を低減させることが可能です。人材の見極めに時間をかけることができるため、採用の質向上につながります。

オンライン採用業務を最適化するには?

オンライン採用のその先「レジリエンス採用」とは

コロナ感染拡大の流れを受け、本格的に取り入れる企業が増加したオンライン採用。一過性のものではなく、2021年以降の採用市場では感染症拡大の対策として、常に意識していく必要があります。

ただ漠然と採用をオンライン化するのではなく、今までの対面で採用と組み合わせ、切り替え、最適な形に近付ける考え方こそが、「レジリエンス採用モデル」なのです。

オンライン採用のその先「レジリエンス採用」とは

新卒採用の募集に採用管理ツールを導入するメリット

会社に適した学生を採用するために、応募者の分母を増やし、その中から選び抜く必要があります。新卒募集の段階で学生をつかむことができなければ、少ない人数から採用人数を確保しなくてはならず、採用の質が低下します。

採用管理システムを導入し効率化を図れば、求人にかかる労力が減るため、より多くの人に向けてイベントの告知や説明会などが開催できます。

求人時の採用フロー

  • 合同企業説明会や大学での説明会など出典する採用イベントの選定
  • 学生にむけて出典の告知
  • 人材紹介会社とのやり取り
  • 告知がどのぐらい見られているかの確認
  • 採用イベントの運営
  • 採用イベント応募者の管理(選考に進むかなど)

学生にむけて出典の告知

導入する採用管理システムによってはイベント管理機能があり、対象の候補者を絞り込んで一斉にメールを送信することが可能。例えば同じ内容のイベントを複数回行う場合、先のイベントに参加した人を除外してイベント開催メールを送らなくてはなりません。細かい条件を設定しておけば、自由に対象者を絞りこみ、複雑な作業が非常に楽に。工数の大幅な削減にもつながります。

人材紹介会社とのやり取り

採用管理システムによっては、人材紹介会社との連携も可能です。求人依頼のメールを一括で送信したり、人材紹介会社ごとの選考状況を確認したりすることができます。

告知がどのぐらい見られているかの確認・改善

効率的な採用を行うには、求人方法も効率化する必要があります。効率化するためには、求人を出しているメディアや採用イベントの参加状況から、分析して次に生かすことが何よりも重要です。採用管理システムを導入すると、「求人を出しているメディアがどのぐらい見られているか」、「どこでどの時期に行う採用イベントが最も効果的か」といった情報を可視化できます。メディアでの掲載や採用イベントは、採用業務の中でもかなり時間や労力がかかるものです。採用管理システムを導入することで、分析を重ねて無駄のない採用を実現できます。

採用イベント応募者の管理

採用管理システムでは応募者の情報を細かく指定できるため、採用イベントに参加した応募者の管理が簡単。イベント参加者のうち選考に進む人を振り分けたり、選考に進む条件を満たしているのかどうか選別したりすることができます。持っている資格や希望の職種によって、最初の基準が異なることも。その場合でもフローが複雑にならず、簡単に管理できるのが魅力です。

また以前何らかの理由で落とされた人が、再度選考に応募してくるケースもあります。採用管理システムを導入していると、過去のデータまで詳細に管理できるため、このような候補者を事前に除外することが可能です。

選考に採用管理ツールを用いるメリット

選考時は学生を選んでいると同時に、企業側も学生に選ばれています。各選考段階の連絡やスケジュール調整などがうまくいかず、くだくだになると程度の低い企業だと見なされてしまう可能性があります。内定者が複数の企業を受けている場合、採用管理がうまくいっている企業と比べられて内定辞退が増える原因にも。本当は会社に適していた人材が、業務内容以外の面で離れてしまうのは、企業側にとって大きな損失です。採用管理を徹底することで、不要な流出を防ぐことができます。

  • エントリーの管理
  • 選考の案内メールの送信
  • 選考希望者の情報管理
  • 試験会場の手配
  • 試験日前日の案内
  • 試験の運営
  • 合否判定・その通知
  • 次の選考段階や面接への案内
  • 面接官のスケジュール調整
  • 面接の実施

エントリーの管理

採用管理システムを導入すると、エントリー管理の複雑な工程をなくすことが可能。通常、複数の求人メディアに求人を出していると、一つ一つのメディアにそれぞれ対応しなくてはならずエントリーの管理が複雑になります。エントリーした人の情報はそれぞれの求人メディアで蓄積していき、採用担当者はその内容を各メディアごとにチェック。もれなく一つ一つのエントリーに対応するのは、かなり骨の折れる作業です。

採用管理システムは、それぞれの求人メディアから情報を収集し、エントリーデータを一括で管理できます。また、いくつかのメディアから応募している同一人物を見つけ出し、対応のダブりを防ぐこともできます。

選考の案内メールの送信

採用管理システムを導入すると、複数メディアからの応募を一括で管理することが可能。検索によって学生を絞り込み、対象者に一括でメールを送ることができます。例えば学生のスケジュールによって試験日を複数に分ける場合に便利です。この日に試験を受けられる学生を絞り込み、対象者だけにメールを送ることができます。

合否判定・その通知

採用管理システムは専用フォームを用いて情報の回収や回覧ができるため、合否判定の通知をスピーディーに行なえます。メール送信作業はシステムによってフォローされるので、送信ミスや連絡の手間を軽減することが可能です。

次の選考段階や面接への案内

次回の選考や面接案内は何名もの人に連絡をしなければいけないため、思っている以上に時間を要します。学生ごとに選考フローや時期のずれがあるため、連絡が遅れたり、場合によっては連絡するのを忘れることも。採用管理システムは提携メールを作成しておけば、ワンクリックで案内の連絡ができるので安心です。

面接官のスケジュール調整

応募書と面接の日程調整は難しく、時間がかかってしまいます。しかし、採用管理システムのスケジュール管理を利用すれば面接可能な日程を事前に登録するだけでOK。後は学生が面接のできる日を予約するだけで、日程調整は完了します。

面接の実施

採用管理システム導入することで、Web面接を行なうこともできます。パソコンやタブレット、スマートフォンがあればいつでもどこでも面接が可能。今まで結びつかなかった、遠隔地に住む人との接点を持てるのは大きなメリットです。

内定者管理に採用管理ツールを用いるメリット

内定者が決まっても、入社までは油断できません。優秀な人材ほど、早い時期に様々な企業から内定をもらいます。内定時は志望度が高くても、さまざまな企業を見ながらゆっくりと考えると気持ちは簡単に変化するもの。内定時から気持ちがどう変化するかは、内定後フォローにかかっています。

内定後のフロー

  • 内定連絡
  • 内定後フォローの管理

内定後フォローの管理

内定者とのコミュニケーションを増やし、内定者と社員の交流を作ることで、内定後の内定辞退を減らすことができます。採用管理システムを導入すると、内定者の情報の管理・分析やブログ機能で入社後に使うスキルや知識、マナーなど内定者に役立つ情報び発信が可能に。内定者の不安の解消につながり、内定者フォローをサポートしてくれます。

記事協力

株式会社テガラミル/人材コンサルタント 竹内不二

株式会社テガラミル/
人材コンサルタント

竹内不二

株式会社リクルートHRマーケティング(現 株式会社リクルートジョブズ) 、デロイト トーマツ コンサルティング株式会社(現 合同会社)を経て、現在は株式会社テガラミルにて新卒採用コンサルタントとして活躍。

withコロナ以前よりオンライン面接の導入を企業に提案しており、そのメリット・デメリットから企業が陥りがちなポイントまで熟知。何のためにオンライン面接、オンライン採用を取り入れるのかを自覚させ、企業によって適切なアドバイスを行う。

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竹内氏所属会社:株式会社テガラミル

テガラミルHP
  • 本社:東京都千代田区有楽町2-2-1 X-PRESS有楽町3階
  • 関西支社:大阪府大阪市北区梅田2-4-13 阪神産経桜橋ビル10F
  • 事業内容:離職防止ソフトウェアの開発、採用プロセス最適化、人事コンサルティング、人事業務支援
  • 採用コンサルティング専用HP:https://tegaramill.co.jp/lp/001v1/