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採用管理システムを導入するメリットとは?

採用管理システムを導入すると、採用管理がかなり楽になります。以前はコストパフォーマンスが悪く、導入のメリットがあるのは採用人数の多い大企業だけでした。しかし近年ではシステムの性能がよくなり、少数採用の中小企業でも導入するケースが増えています。ここでは、採用管理システムを導入するメリットをまとめました。

採用管理システムを導入すると採用はどう変わる?

一般的な採用フローは大きく分けて以下の3つです。

各採用段階ごとに、採用管理システムの導入で効率化できるフローについて解説していきます。

求人に採用管理ツールを導入するメリット

会社に適した人材を採用するためには、たくさんの応募者の中から選び抜く必要があります。求人の段階でたくさんの就職希望者をつかむことができなければ、少ない人数から採用人数を確保しなくてはならず、採用の質が低下します。

採用管理システムを導入し効率化を図れば、求人にかかる労力が減るため、より多くの人に向けてイベントの告知や説明会などが開催できます。

求人時の採用フロー

求職者にむけて出典の告知

導入する採用管理システムによってはイベント管理機能があり、対象の候補者を絞り込んで一斉にメールを送信することが可能。例えば同じ内容のイベントを複数回行う場合、先のイベントに参加した人を除外してイベント開催メールを送らなくてはなりません。細かい条件を設定しておけば、自由に対象者を絞りこみ、複雑な作業が非常に楽に。工数の大幅な削減にもつながります。

人材紹介会社とのやり取り

採用管理システムによっては、人材紹介会社との連携も可能です。求人依頼のメールを一括で送信したり、人材紹介会社ごとの選考状況を確認したりすることができます。

告知がどのぐらい見られているかの確認・改善

効率的な採用を行うには、求人方法も効率化する必要があります。効率化するためには、求人を出しているメディアや採用イベントの参加状況から、分析して次に生かすことが何よりも重要です。採用管理システムを導入すると、「求人を出しているメディアがどのぐらい見られているか」、「どこでどの時期に行う採用イベントが最も効果的か」といった情報を可視化できます。メディアでの掲載や採用イベントは、採用業務の中でもかなり時間や労力がかかるものです。採用管理システムを導入することで、分析を重ねて無駄のない採用を実現できます。

採用イベント応募者の管理

採用管理システムでは応募者の情報を細かく指定できるため、採用イベントに参加した応募者の管理が簡単。イベント参加者のうち選考に進む人を振り分けたり、選考に進む条件を満たしているのかどうか選別したりすることができます。持っている資格や希望の職種によって、最初の基準が異なることも。その場合でもフローが複雑にならず、簡単に管理できるのが魅力です。

また以前何らかの理由で落とされた人が、再度選考に応募してくるケースもあります。採用管理システムを導入していると、過去のデータまで詳細に管理できるため、このような候補者を事前に除外することが可能です。

選考に採用管理ツールを用いるメリット

選考時は応募者を選んでいると同時に、企業側も応募者に選ばれています。各選考段階の連絡やスケジュール調整などがうまくいかず、くだくだになると程度の低い企業だと見なされてしまう可能性があります。内定者が複数の企業を受けている場合、採用管理がうまくいっている企業と比べられて内定辞退が増える原因にも。本当は会社に適していた人材が、業務内容以外の面で離れてしまうのは、企業側にとって大きな損失です。採用管理を徹底することで、不要な流出を防ぐことができます。

エントリーの管理

採用管理システムを導入すると、エントリー管理の複雑な工程をなくすことが可能。通常、複数の求人メディアに求人を出していると、一つ一つのメディアにそれぞれ対応しなくてはならずエントリーの管理が複雑になります。エントリーした人の情報はそれぞれの求人メディアで蓄積していき、採用担当者はその内容を各メディアごとにチェック。もれなく一つ一つのエントリーに対応するのは、かなり骨の折れる作業です。

採用管理システムは、それぞれの求人メディアから情報を収集し、エントリーデータを一括で管理できます。また、いくつかのメディアから応募している同一人物を見つけ出し、対応のダブりを防ぐこともできます。

選考の案内メールの送信

採用管理システムを導入すると、複数メディアからの応募を一括で管理することが可能。検索によって応募者を絞り込み、対象者に一括でメールを送ることができます。例えば応募者のスケジュールによって試験日を複数に分ける場合に便利です。この日に試験を受けられる応募者を絞り込み、対象者だけにメールを送ることができます。

合否判定・その通知

採用管理システムは専用フォームを用いて情報の回収や回覧ができるため、合否判定の通知をスピーディーに行なえます。メール送信作業はシステムによってフォローされるので、送信ミスや連絡の手間を軽減することが可能です。

次の選考段階や面接への案内

次回の選考や面接案内は何名もの人に連絡をしなければいけないため、思っている以上に時間を要します。応募者ごとに選考フローや時期のずれがあるため、連絡が遅れたり、場合によっては連絡するのを忘れることも。採用管理システムは提携メールを作成しておけば、ワンクリックで案内の連絡ができるので安心です。

面接官のスケジュール調整

応募書と面接の日程調整は難しく、時間がかかってしまいます。しかし、採用管理システムのスケジュール管理を利用すれば面接可能な日程を事前に登録するだけでOK。後は応募者が面接のできる日を予約するだけで、日程調整は完了します。

面接の実施

採用管理システム導入することで、Web面接を行なうこともできます。パソコンやタブレット、スマートフォンがあればいつでもどこでも面接が可能。今まで結びつかなかった、遠隔地に住む人との接点を持てるのは大きなメリットです。

内定者管理に採用管理ツールを用いるメリット

内定者が決まっても、入社までは油断できません。優秀な人材ほど、早い時期に様々な企業から内定をもらいます。内定時は志望度が高くても、さまざまな企業を見ながらゆっくりと考えると気持ちは簡単に変化するもの。内定時から気持ちがどう変化するかは、内定後フォローにかかっています。

内定後のフロー

内定後フォローの管理

内定者とのコミュニケーションを増やし、内定者と社員の交流を作ることで、内定後の内定辞退を減らすことができます。採用管理システムを導入すると、内定者の情報の管理・分析やブログ機能で入社後に使うスキルや知識、マナーなど内定者に役立つ情報び発信が可能に。内定者の不安の解消につながり、内定者フォローをサポートしてくれます。

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